Foreningens formål er at styrke frivillighed, kultur, kunst, fællesskab og almennyttige aktiviteter i Esbjerg Kommune.
Foreningen arbejder for at gøre det lettere og billigere for lokale foreninger, frivillige fællesskaber og almennyttige initiativer at gennemføre arrangementer ved at stille fælles eventudstyr til rådighed.
Foreningen kan indkøbe, eje, vedligeholde, opbevare og administrere udstyr som eksempelvis telte, lyd, lys, borde, bænke, sceneudstyr, kabler og andet relevant materiel.
Foreningens udstyr må kun anvendes til frivillige, almennyttige, kulturelle, sociale eller fællesskabende aktiviteter. Udstyret må ikke anvendes til private fester, kommercielle arrangementer eller aktiviteter, hvor hovedformålet er privat eller erhvervsmæssig økonomisk fortjeneste.
Foreningen skal ikke drive kommerciel udlejningsvirksomhed og skal ikke konkurrere med lokale udlejningsfirmaer, eventbureauer eller erhvervsdrivende.
Som medlemmer kan optages foreninger, frivillige fællesskaber, almennyttige initiativer og andre aktører i Esbjerg Kommune, der arbejder for aktiviteter i overensstemmelse med foreningens formål.
Medlemskab kræver godkendelse af bestyrelsen.
Bestyrelsen kan fastsætte forskellige medlemskategorier, herunder eksempelvis:
Medlemskab giver adgang til at ansøge om login til foreningens bookingsystem og mulighed for at booke udstyr efter de til enhver tid gældende regler.
Bestyrelsen kan afvise eller ophæve et medlemskab, hvis medlemmet ikke overholder foreningens formål, vedtægter, forretningsorden eller udlånsbetingelser.
Kontingent fastsættes årligt af generalforsamlingen efter indstilling fra bestyrelsen.
Foreningen kan opkræve årligt medlemskontingent, partnerbidrag, sponsorbidrag, servicegebyrer, depositum, erstatning for skader samt gebyrer ved manglende rengøring, for sen aflevering eller afhentning/aflevering udenfor faste tidsrum.
Selve lånet af udstyr til godkendte almennyttige aktiviteter skal som udgangspunkt være gratis.
Servicegebyrer må alene dække ekstra administration, håndtering, koordinering eller ekstraordinær frivillig indsats og må ikke have karakter af kommerciel udlejning.
Bestyrelsen kan udarbejde en gebyrliste, som skal være offentligt tilgængelig for medlemmerne.
Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed.
Ordinær generalforsamling afholdes én gang årligt inden udgangen af april måned.
Generalforsamlingen indkaldes med mindst 4 ugers varsel via e-mail eller anden skriftlig kommunikation til medlemmerne.
Forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være bestyrelsen i hænde senest 14 dage før generalforsamlingen.
Dagsorden for ordinær generalforsamling skal som minimum indeholde:
Foreningen ledes af en bestyrelse på 5-9 medlemmer.
Bestyrelsen vælges på generalforsamlingen for en periode på 2 år ad gangen. For at sikre kontinuitet vælges cirka halvdelen af bestyrelsen hvert år.
Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand, næstformand, kasserer og eventuelt sekretær.
For at sikre bred forankring kan større partnerforeninger opfordres til at stille med kandidater til bestyrelsen. Ingen medlemsforening kan dog have mere end én repræsentant i bestyrelsen ad gangen.
Bestyrelsen skal arbejde for, at Eventbanken drives åbent, inkluderende og ikke-indspist. Beslutninger om udstyr, bookingregler, økonomi og prioriteringer skal træffes ud fra foreningens formål og til gavn for det samlede lokale foreningsliv.
Bestyrelsen har ansvaret for foreningens daglige ledelse og drift. Bestyrelsen skal blandt andet:
Foreningens midler skal anvendes i overensstemmelse med foreningens formål.
Foreningen kan modtage kontingenter, partnerbidrag, sponsorater, donationer, fondsmidler, offentlige tilskud, servicegebyrer og andre lovlige indtægter.
Foreningen kan afholde udgifter til eksempelvis:
Bestyrelsen skal arbejde for, at foreningen har en økonomisk bæredygtig driftsmodel, så udstyret kan vedligeholdes og forblive til gavn for Esbjerg Kommune i mange år.
Foreningen hæfter alene med sin egen formue.
Bestyrelsesmedlemmer og medlemmer hæfter ikke personligt for foreningens forpligtelser, medmindre de har handlet ansvarspådragende eller påtaget sig særskilt personlig hæftelse.
Foreningen kan etablere en frivilligbank, hvor personer med relevante kompetencer kan registrere sig til at hjælpe med eksempelvis opsætning, lyd, lys, telt, transport, afvikling, oprydning eller praktisk koordinering.
Frivilligbanken er et frivilligt tilbud og giver ikke låntagere krav på bemanding eller teknisk hjælp.
Bestyrelsen fastsætter nærmere regler for frivilligbanken.
Bestyrelsen kan ekskludere et medlem, hvis medlemmet:
Eksklusion skal meddeles skriftligt. Medlemmet kan kræve sagen behandlet på førstkommende generalforsamling.
Foreningen kan kun opløses på en generalforsamling, hvor mindst 2/3 af de fremmødte stemmeberettigede medlemmer stemmer for opløsning.
Ved opløsning skal foreningens eventuelle formue og udstyr anvendes til almennyttige, frivillige, kulturelle eller fællesskabende formål i Esbjerg Kommune.
Formue og udstyr må ikke udloddes til medlemmer, bestyrelsesmedlemmer eller private personer.
Den opløsende generalforsamling træffer beslutning om, hvilken lokal almennyttig forening, fond eller institution der skal modtage foreningens midler og aktiver.
Vedtaget på stiftende generalforsamling den: [dato]
Dirigent: ___________________________
Formand: ___________________________
Kasserer: ___________________________