Denne forretningsorden fastsætter de praktiske regler for Ribe Eventbanks drift, booking, udlån, økonomi, ansvar og bestyrelsesarbejde. Forretningsordenen vedtages og ændres af bestyrelsen, men må ikke være i strid med foreningens vedtægter.
For at booke udstyr skal en forening eller gruppe være godkendt som medlem eller låner af Eventbanken. Ansøgning om medlemskab sker via online formular eller skriftlig ansøgning til bestyrelsen.
Ansøgningen skal som minimum indeholde:
Når medlemskab er godkendt, kan der oprettes login til bookingsystemet. Bestyrelsen kan til enhver tid lukke et login, hvis reglerne ikke overholdes.
Booking sker via Eventbankens online bookingsystem. En booking er først gyldig, når den er godkendt af Eventbanken.
Ved booking skal låner oplyse:
Bestyrelsen eller den bookingansvarlige kan afvise en booking, hvis arrangementet ikke vurderes at være frivilligt, almennyttigt eller i tråd med Eventbankens formål.
Hvis flere ønsker samme udstyr i samme periode, prioriteres efter følgende principper:
Bestyrelsen kan i særlige tilfælde ændre prioriteringen, hvis det bedst understøtter Eventbankens formål. Ingen forening har fast førsteret til udstyret, uanset størrelse, partnerstatus eller bestyrelsesrepræsentation.
Eventbanken fastsætter faste ugentlige tider for afhentning og aflevering. Som udgangspunkt foregår udlevering og aflevering én gang ugentligt i faste tidsrum.
Eksempel:
De konkrete tider fastsættes af bestyrelsen og offentliggøres i bookingsystemet. Afhentning og aflevering i de faste tidsrum er gratis. Afhentning eller aflevering udenfor de faste tidsrum kan kun ske efter aftale og kan pålægges et servicegebyr.
Lån af udstyr til godkendte almennyttige aktiviteter er som udgangspunkt gratis. Eventbanken kan dog opkræve:
Depositum er ikke en betaling for brug af udstyret, men en sikkerhed for korrekt aflevering. Servicegebyrer skal dække ekstra håndtering, administration eller frivillig tid og må ikke have karakter af kommerciel udlejning.
Låner har ansvaret for udstyret fra det øjeblik, det udleveres, til det er afleveret og godkendt af Eventbanken.
Låner er ansvarlig for:
Låner skal selv sikre, at arrangementet og brugen af udstyret er dækket af relevante forsikringer. Eventbanken er ikke ansvarlig for skader på personer, bygninger, inventar, tredjepart, arrangementer eller økonomiske tab hos låner.
Ved skade eller bortkomst skal låner straks informere Eventbanken. Bestyrelsen fastsætter erstatning ud fra reparation, genanskaffelsespris eller anden dokumenteret udgift.
Bestyrelsen udpeger en udstyrsansvarlig eller lagergruppe, som fører tilsyn med udstyret. Der skal løbende føres oversigt over:
Bestyrelsen bør årligt afsætte midler til en vedligeholdelsespulje. Ved større skader eller udskiftninger beslutter bestyrelsen, om udstyret skal repareres, genanskaffes eller udfases.
Eventbankens drift finansieres gennem kontingenter, partnerbidrag, fondsmidler, offentlige tilskud, sponsorater, donationer, servicegebyrer og eventuelle øvrige lovlige indtægter.
Driftsudgifter kan blandt andet omfatte:
Bestyrelsen skal årligt udarbejde budget for drift, vedligeholdelse og genanskaffelse. Bestyrelsen skal arbejde for, at foreningen ikke bliver afhængig af én enkelt indtægtskilde.
Eventbanken skal være inkluderende og tilgængelig for mindre foreninger, borgergrupper og nye initiativer. Bestyrelsen kan fastsætte lavere kontingent eller særlige vilkår for mindre aktører, så økonomi og administration ikke bliver en unødig barriere. Mindre foreninger og borgergrupper kan få adgang til booking uden krav om bestyrelsesdeltagelse.
Eventbanken kan oprette en frivilligbank, hvor frivillige kan registrere sig med kompetencer og interesseområder. Frivilligbanken kan eksempelvis omfatte hjælp til:
Frivillig hjælp kan ikke garanteres. Den arrangerende forening har altid det fulde ansvar for eget arrangement. Bestyrelsen kan fastsætte nærmere regler for koordinering, sikkerhed og eventuelle administrationsbidrag ved brug af frivilligbanken.
Et bestyrelsesmedlem må ikke deltage i behandling af sager, hvor vedkommende eller vedkommendes forening har en særlig personlig eller økonomisk interesse. Ved tvivl afgør bestyrelsen, om et medlem er inhabilt. Dette gælder eksempelvis ved større bookinger, erstatningssager, sponsorater, indkøb eller fordeling af særlige fordele.
Eventbanken skal drives åbent og gennemsigtigt. Medlemmer skal kunne få indsigt i:
Bestyrelsen skal arbejde aktivt for, at Eventbanken ikke bliver indspist eller domineret af enkelte foreninger.
Ved overtrædelse af forretningsorden eller lånebetingelser kan bestyrelsen beslutte:
Beslutningen skal meddeles skriftligt til medlemmet.
Forretningsordenen kan ændres af bestyrelsen ved almindeligt flertal. Ændringer skal meddeles medlemmerne og offentliggøres i bookingsystemet eller på foreningens hjemmeside.
Vedtaget af bestyrelsen den: [dato]